10 نصائح لكتابة البريد الإلكتروني بشكل فعال
لا بد من مراجعة بريدك الإلكتروني بشكل يومي. ربما تجد هناك عدد هائل من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق البريد الوارد كلها لغرض جلب انتباهك، و هذا ما يحدث مع الآخرين مستقبلي رسائلك أيضاً. قد يشعر الناس بالملل بكمية الرسائل التي يتلقونها يومياً. لذلك كيف تُميز رسائلك إليهم من بين هذا الكم من الإيميلات.
إليك 10 طرق لتكون واثقا من أنك تكتب رسالة عبر البريد الإلكتروني تتمتع بالحرفية والكفاءة العالية وتجلب انتباه مستقبليها:
1. أن تكون محددة: عنوان الرسالة هام جداً. فعليك أن تجعل عنوان الرسالة قصير وذو معنى ويعبر عن محتويات الرسالة. حيث أن العنوان غالباً يتيح للمستقبل معرفة محتويات الرسالة وهل تستحق الانتباه أم لا؟
2. الاستفادة منCourtesy Copy (CC) وتوجيهها بشكل صحيح: الجميع في العالم المعاصر يعتبرون أن أوقاتهم قيمة. لذا تأكد أن الرسالة أُرسلت إلى من يهتمون بمحتوياتها و مرفقاتها فقط.
3. أن تكون موجزة وهادفة: وضح هدف الرسالة منذ البداية. يجب أن تكون محتويات الرسالة موجزة ومختصرة، لأنه لا أحد يحب قراءة الرسائل الطويلة.
4. لا تستخدم المختصرات في البريد الإلكتروني: لأن المختصرات في الكثير من الأحيان تكون غير مفهومة المعنى أو واضحة الهدف لدى بعض القراء.
5. قسم الرسالة إلى فقرات: تقسيم الرسالة والمعلومات الواردة فيها إلى مجموعة نقاط تسهل قراءتها للوصول إلى هدف الرسالة ومعناها.
6. التدقيق الإملائي / ومراجعة الرسالة قبل إرسال الرسالة: عليك بانجاز التدقيق الإملائي ومراجعة محتويات الرسالة قبل الضغط على زر (إرسال)، حيث أن الاعتماد على التدقيق الإملائي غير كافٍ ولن يكتشف جميع الأخطاء. عليك التأكد من صحة المعلومات الواردة في تلك الرسالة ومدى مهنية اللغة المكتوبة.
7. فكر ملياً قبل إعادة إرسال نفس الرسالة إلى الآخرين: حذار من إعادة إرسال رسالة تلقيتها أو أنك ترد عليها وهي تتضمن قائمة بايميلات أشخاص آخرين، لأن ذلك يزعج المرسل الأصلي لتلك الرسالة ومستقبليها أيضاً بتضييعك أوقاتهم. وذلك لتجنب إزعاج المرسل الأصلي، والأشخاص الذين على قائمة التوزيع، والمرسل إليه.
8. البريد الالكتروني التابع للعمل ليس شخصيا: لأنه قانوناً ينتمي لمكان العمل وليس لك، ولهم الحق في قراءة محتويات أية رسالة. لذا تعامل مع الرسالة التي تقوم بإرسالها كأنها بطاقة بريدية. لذا لا ترسل رسالة أنت غير مرتاح بأن يقرؤها الآخرون.
9. استخدم الكلمات المناسبة والقواعد اللغوية الصحيحة.
10. دائما، ضع توقيعك في نهاية الرسالة بحيث يشمل: الاسم، العنوان ورقم الهاتف: لا يعني أنه لديك البريد الالكتروني لذلك الشخص أنه يعرف من أنت. كما أن رقم الهاتف هام جداً للتواصل المباشر معك في حال أراد المستقبل الرد بشكل مباشر على رسالتك أو طرح أسئلة هامة مرتبطة بذلك الايميل.
كيفية الرد على الإيميل بشكل فعال:
1. أن تكون محددا في الموضوع.
2. الإجابة على جميع الأسئلة.
3. استخدام نماذج للردود التي يكثر استخدامها.
4. الجواب بسرعة.
5. لا ترفق ملفات غير ضرورية.
6. لا تفرط في استخدام "الرد على الجميع".
7. عدم الإفراط في استخدام المختصرات والرموز.
8. كن حذرا في تنسيق الشكل العام للرسالة وتنظيمها.
9. استخدم لغة محايدة بين الجنسين.
10. قراءة البريد الالكتروني قبل إرساله.
10 Tips to Write Professional Email That Gets Noticed
T
|
ake a look at your email account. There are probably a huge number of emails in your inbox all trying to get your attention. The same goes for the recipients of your email. People are overwhelmed by the amount of email they receive every day. So, how do you get your emails noticed and make them stand out from the crowd?
Here are 10 ways to be confident that you are writing professional email that gets noticed:
1. Be Specific – the subject line is important. Make your subject line meaningful but short and make sure that it refers to the topic of your email. The subject line often lets the viewer know if the email needs attention now or can wait until later.
2. Utilize the "CC" courtesy copy option sparingly. In the contemporary world everyone's time is valuable so make sure only the people that care about the message contents or attachments have to review the email.
3. Be concise and to the point. Get to the point as soon as possible. Be concise in your writing because no one wants to read a long email. Provide value to your reader by making yours as short as possible but still clearly get your point across.
4. Don't use acronyms or instant messaging shorthand in email. It is not as clear to all readers because everyone who might see the email may not understand what is meant.
5. Make it easy to read – Use paragraphs that are quick to scan use bullets when you can, and break up the information into easy to read chunks. Make it as easy as possible for your readers to quickly scan through your email and understand it.
6. Spell Check / Proof Read –Remember to spell check and proof what you wrote before pressing send. It is not safe to assume spell-checker caught everything; verify your message is clear and your tone is professional
7. Think Before You Forward – do not mindlessly forward on an email you received or reply to it by including a huge distribution list. This usually just annoys the original sender of the email as well as people on the distribution list who may wonder why you are wasting their time by including them. You may find yourself cut out of the loop on receiving valuable information in the future if you don't think first.
8. Work Email is Not Personal – your work email legally belongs to the company, not you. They have the right to read your email. Think of your email like a postcard. If you're not comfortable with everyone reading it, then don't send it.
9. Use proper spelling, grammar & punctuation- Use proper grammar and punctuation. Do not use all capitals or lowercase. CAPS give the impression of shouting and all lowercase is hard to follow plus you may appear illiterate.
10. Always include a signature line with name, title, company and a phone number. Just because you have someone's name and email address does not mean they remember who you are. The phone number is for them to quickly respond or ask questions if needed.
How to send effective email replies
1. Be concise and to the point
2. Answer all questions, and pre-empt further questions
3. Use templates for frequently used responses
4. Answer swiftly
5. Do not attach unnecessary files
6. Do not overuse Reply to All.
7. Take care with abbreviations and emoticons
8. Be careful with formatting
9. Keep your language gender neutral.
10. Read the email before you send it.
Best Regards,
Moinuddeen,
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق